使用傳真機的方法如下：
1、啟動傳真機。
2、放入傳真內容，一般是將文字圖片頁面朝下放置。
3、撥通對方的傳真號碼，傳真又分為自動應答和人工應答2種，自動應答不需要對方接通，人工應答需要對方接通後才可以傳真。
4、撥通傳真號碼後，點選傳真機上面的“傳真按鈕”傳送。
5、傳真過程開始，對方開始接收檔案，等待傳真的內容從傳真出口全部出來後，接收完成。
FAX備有傳真硬體和軟體的微機也可傳送和接收傳真影象。是企事業單位較常用的通訊工具之一。傳真機雖然是近20年才開始廣泛使用的通訊工具，但是它的發明構思卻形成在150年前。早在1843年5月27日，傳真機的原理就得到了專利保護，它比電話專利整整早了30年。
傳真機的工作原理其實相對簡單，首先將需要傳真的檔案通過光電掃描技術將影象、文字轉化為採用霍夫曼編碼方式的數字訊號，經V.27、V.29方式調製後轉成音訊訊號，然後通過傳統電話線進行傳送。接收方的傳真機接到訊號後，會將訊號復原然後打印出來，這樣，接收方就會收到一份原發送檔案的影印件。
