虚拟打印机打印的文件默认存在“库”“文档”中。
虚拟打印机同真实打印机一样，安装完毕，打开“控制面板”中的“打印机和传真”，会看到所安装的虚拟打印机，可以像使用一台打印机一样使用它们。鼠标双击将其打开，可以对其“打印首选项”和“属性”进行修改，从而设定是否共享、可使用时间、是否后台打印和优先级，以及纸张大小、版式安排等。它们同样能截获所有Windows程序的打印操作，或模拟打印效果，或完成某一特殊功能。有些软件自带虚拟打印机，有些则是专门的虚拟打印机，利用这些虚拟打印机，可以帮助我们完成很多特殊的任务。虚拟打印机的打印文件是以某种特定的格式保存在电脑上。
不同的打印机支持不同的打印格式（打印机的输出格式）常见的格式有：jpg、gif、psd、bmp、pdf、pnd、txt等等，当然不同的打印机支持的输出格式也不是相同的。 常见的虚拟打印机有MS office自带的Microsoft Office Document Image Writer、CAD自带虚拟打印机、SnagIt的SnagIt 打印机、及比较流行的Smart Print已经实现了很强大的打印功能。
