虛擬打印機打印的文件默認存在“庫”“文檔”中。
虛擬打印機同真實打印機一樣，安裝完畢，打開“控制面板”中的“打印機和傳真”，會看到所安裝的虛擬打印機，可以像使用一台打印機一樣使用它們。鼠標雙擊將其打開，可以對其“打印首選項”和“屬性”進行修改，從而設定是否共享、可使用時間、是否後台打印和優先級，以及紙張大小、版式安排等。它們同樣能截獲所有Windows程序的打印操作，或模擬打印效果，或完成某一特殊功能。有些軟件自帶虛擬打印機，有些則是專門的虛擬打印機，利用這些虛擬打印機，可以幫助我們完成很多特殊的任務。虛擬打印機的打印文件是以某種特定的格式保存在電腦上。
不同的打印機支持不同的打印格式（打印機的輸出格式）常見的格式有：jpg、gif、psd、bmp、pdf、pnd、txt等等，當然不同的打印機支持的輸出格式也不是相同的。 常見的虛擬打印機有MS office自帶的Microsoft Office Document Image Writer、CAD自帶虛擬打印機、SnagIt的SnagIt 打印機、及比較流行的Smart Print已經實現了很強大的打印功能。
